共享文档时禁止下载的设置

共享文档是最容易被下载的场景，不过WPS早就考虑到这个需求了，下面两个方法亲测有效。

设置仅查看权限

打开共享界面： 先打开要设置的WPS文档，点击右上角的“分享”按钮进入共享设置页。这里要注意，只有文档所有者或有编辑权限的人才能操作，别人共享给你的文档你可能没这个权限哦。 选仅查看权限： 在共享设置里找到“权限设置”，点进去会看到“可编辑”“可评论”“仅查看”三个选项，选“仅查看”就对了。这个设置会直接把下载按钮变成灰色，别人想点都点不了。我上次给客户发方案就用了这个，客户说只能看没法下载，正好符合我的需求。 验证设置效果： 保存设置后，用另一个账号打开链接试试，看看能不能下载。如果没问题，就可以放心分享给别人了。对了，如果你需要更新WPS到最新版本，可以去WPS下载看看，新版本的权限设置更稳定。

开启水印与保护模式

添加文字水印： 打开文档后点顶部“插入”→“水印”，选自定义水印加“请勿下载”或你的名字。水印能让别人即使截图也能看到来源，增加盗用成本。我一般会加自己的名字和公司logo，这样别人不敢随便用。 开启限制编辑： 再点“审阅”→“保护文档”→“限制编辑”，设置仅允许阅读。这个功能和仅查看权限搭配用，相当于双重保险。设置后别人不仅不能下载，连复制内容都难。 测试保护效果： 用手机打开文档试试，点下载按钮看是否灰色，再尝试复制文字。如果都不行，那这个文档就安全多了。

本地文档防下载的技巧

本地文档虽然不在云端，但也可能被别人通过U盘或邮件带走，下面两个方法能帮你锁住文档。

加密文档防止复制

找常规选项入口： 打开本地文档，点“文件”→“另存为”，在弹出窗口里点“工具”→“常规选项”。这个入口有点隐蔽，第一次找可能要花点时间，多试几次就熟了。 设打开权限密码： 在常规选项里输入打开密码，密码最好是字母+数字+符号的组合，这样别人很难破解。设置后，没密码的人连文档都打不开，更别说下载了。我给公司机密文档设过这个，同事们都说没密码根本进不去。 加修改权限密码： 除了打开密码，还可以设修改密码。设完后别人即使能打开文档，也只能只读，不能复制或下载。保存后关闭再打开试试，看看是不是需要输入密码。

转换为图片格式分享

导出为图片： 点“文件”→“导出为”→“图片”，选择导出整个文档或部分页面。导出格式选PNG（清晰度更高），这样别人看的时候不会模糊。 压缩图片大小： 导出的图片可能有点大，用WPS的“图片工具”→“压缩图片”处理下，选合适的比例既能减小体积又不影响清晰度。我上次导出10页文档，压缩后大小只有原来的一半，传起来很快。 打包分享图片： 把导出的图片打包成ZIP文件再分享，别人打开后只能看到图片，没法下载文档本身。不过这个方法适合页数少的文档，页数多的话打包会有点麻烦。

团队协作中的防下载管理

如果是团队用的文档，光靠个人设置可能不够，WPS企业版有更专业的功能。

使用企业版权限管理

登录企业后台： 打开WPS企业版，登录管理后台找到“文档管理”模块。企业版的权限比个人版强很多，能针对不同成员设不同权限。 设置禁止下载： 找到要保护的团队文档，点“权限设置”勾选“禁止下载”，还能设“仅企业内网访问”。这样外面的人拿到链接也打不开，我公司HR的招聘文档就这么设的，效果很好。 分配人员权限： 把文档分配给需要的成员，普通成员设仅查看，管理员设编辑。企业版还能看到谁访问了文档，有没有尝试下载，安全感拉满。

开启日志监控功能

进入日志界面： 登录企业后台，点“安全中心”→“文档日志”。这里能看到所有文档的访问记录，包括谁打开了、有没有尝试下载等。 设置告警规则： 你可以设置告警，比如有人尝试下载禁止的文档时，系统会自动发通知。这样你能实时掌握文档安全，及时处理异常。 导出日志分析： 日志可以导出成Excel，方便你分析哪些文档被访问最多，哪些成员经常尝试下载，针对性调整权限。

WPS常见问题解答

WPS共享文档设了仅查看权限，别人还能下载吗？

一般情况下，设置仅查看权限的WPS共享文档不能直接下载，因为下载按钮会变成灰色。不过有个小细节：如果对方用的是旧版本WPS，可能存在漏洞， 提醒对方更新（可从WPS下载获取最新版）。 对方可能截图保存内容，这时候加个水印能增加盗用成本。我之前遇到客户用旧版本能下载的情况，更新后就解决了，所以设置权限后最好用不同版本测试下。

WPS个人版能实现禁止下载的功能吗？

WPS个人版可以实现禁止下载，不过功能比企业版简单。个人版能给共享文档设仅查看权限，给本地文档加密码或转成图片。我自己用个人版时，常用仅查看权限，亲测有效。但个人版没有日志监控，对方截图或用其他方式获取内容你可能不知道。如果需要更强大的功能，比如实时监控访问记录， 升级企业版，它的权限管理和安全监控更全面。

WPS文档设了禁止下载后，还能分享给别人吗？

当然可以分享。禁止下载只是限制对方操作权限，不影响你分享文档。你可以通过链接、二维码或微信分享，对方打开后只能查看。我上次给客户分享方案时就设了禁止下载，发链接后他说只能看没法下载，正好符合需求。为了更安全，你可以给链接设有效期（比如7天），过了期对方就打不开了。如果不想让某些人继续访问，还能随时取消他们的权限或修改链接设置。